Objetivo
O processo de gestão de mudanças garante que as alterações realizadas nos ambientes produtivos sejam planejadas, executadas e monitoradas de forma estruturada e eficiente.
Isso inclui identificar as necessidades de mudança, definir objetivos claros, planejar ações específicas, implementar as mudanças e monitorar os resultados, ajudando a minimizar os riscos e impactos negativos, garantindo que as mudanças sejam bem-sucedidas e documentadas.
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Descrição dos
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papeis envolvidos
Requisitante: planeja a mudança e realiza os testes e também é o responsável por preencher os formulários de mudança, incluindo evidências de testes, como capturas de tela, logs, etc..
Gerente de mudanças: Verifica os formulários preenchidos e aprova, coordena a mudança junto ao Requisitante e garante a comunicação em caso de falha ou sucesso.
Inicio da requisição
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Requisitante: informa, através do e-mail gestao.mudancas@openfinancebrasil.org.br que há necessidade de uma mudança. O e-mail deve conter as seguintes informações:
Titulo: [nome do parceiro] - Pré-alocação de mudança
no Corpo do e-mail deve conter a tabela abaixo:
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Pré-Alocação de Mudança
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Fornecedor:
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Ambiente:
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Sistema:
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Data prevista da mudança:
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Horário previsto da Mudança:
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Gestão de mudanças: Após receber o e-mail analisa a data e horário da mudança, caso não sejam feitas outras mudanças na mesma data e horário (que possam impactar uma a outra), deve ser adicionado ao controle de mudança e gerado número de mudança com o formato CHGXXX.
Gestão de mudanças responde o e-mail:
Titulo: [nome do parceiro] - Pré-alocação de mudança - CHGXXX
Corpo do e-mail:
A mudança CHGXXX foi pré-alocada. Pedimos a gentileza que em até 48 horas antes da mudança, o formulário de mudanças bem como evidências de testes sejam enviadas para gestao.mudancas@openfinancebrasil.org.br, a pré-alocação da mudança não a aprova.
Andamento da requisição
Após a pré-locação da mudança, o Requisitante deve proceder com os testes e ajustes necessários antes da mudança, após término desta fase deverá enviar em até 48 horas antes da mudança, o formulário de preenchido, bem como arquivos de testes, como capturas de tela, logs, etc.. em anexo a resposta ao e-mail de pré-alocação o titulo não deve ser alterado, mantendo o padrão:
[nome do parceiro] - Pré-alocação de mudança - CHGXXX
Formulário de requisição de mudanças
Segue análise e descrição item a item do formulário de requisição de mudanças (em anexo)
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Descrição da solicitação
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Titulo
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Breve titulo da mudança
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Ambiente
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Selecione entre Produção e Homologação
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Sistema
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Qual o sistema envolvido na mudança?
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Artefatos Afetados
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O que será afetado no sistema?
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Evidências de testes anexadas a requisição?
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Escolha entre Sim ou Não
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Nome do Requisitante
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Nome de quem solicitou a mudança
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Telefone do Requisitante
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Telefone de quem solicitou a mudança
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E-mail do Requisitante
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E-mail de quem solicitou a mudança
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Responsável Técnico
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Nome de quem irá executar a mudança
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Telefone do Responsável Técnico
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Telefone de quem irá executar a mudança
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E-mail do Responsável Técnico
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E-mail de quem irá executar a mudança
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Impacto
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Indisponibilidade para a Operação?
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Escolha entre Sim ou Não
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Impactos esperados
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Escolha o nivel de impacto onde baixo não é esperado impacto e alto é indisponibilidade total de algum serviço/aplicação
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Descrição impactos
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Breve descrição do impacto esperado
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Risco
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Riscos potenciais
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Escolha o nivel de risco, onde baixo não é esperado nenhum risco e alto é indisponibilidade total, com possível perda de dados/configurações
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Descrição dos riscos
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Breve descrição do risco esperado
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Horário de Execução
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Data Inicio
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Data inicio da mudança
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Hora Inicio
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Hora inicio mudança
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Tempo total de execução
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Tempo total de mudança
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Tempo total de indisponibilidade
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Tempo total em que o serviço/aplicação ficara indisponivel
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Tempo total de validação pós implementação
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Tempo total que será utilizado para validar a mudança
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Tempo total de Babysitting
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Tempo total em que o serviço/aplicação será monitorado após a implementação
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Tempo total Rollback
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Tempo total que será utilizado para voltar o serviço/aplicação ao estado anterior a mudança.
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| Nota |
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A utilização do serviço de ITSM será obrigatória a partir de 01/08/2023 |
Acesse Central de Ajuda - Jira Service Management (atlassian.net), a partir deste endereço você terá acesso a diversos formulários de solicitações e incidentes.
Selecione a opção “Solicitar uma mudança em Open Finance Brasil”
Você será enviado para o formulário de mudanças.
Adicione o seu e-mail no primeiro campo e então preencha o titulo e a descrição (breve resumo da mudança).
Escolha o serviço afetado (Portal, Diretório, Service Desk ou Infraestrutura)
Preencha com o seu nome, telefone e e-mail. Caso a execução da mudança fique a cargo de pessoa diferente de quem envia o formulário, você deve preencher com os dados do executor ou ponto focal da mudança.
Os graus de risco e impacto podem variar dependendo do contexto específico da mudança e das suas necessidades.
Graus de risco:
Baixo: Risco mínimo ou insignificante, com baixa probabilidade de ocorrência e impacto negativo mínimo.
Moderado: Risco moderado, com uma probabilidade razoável de ocorrência e um impacto negativo moderado.
Alto: Risco significativo, com alta probabilidade de ocorrência e um impacto negativo significativo.
Crítico: Risco extremamente alto, com probabilidade muito alta de ocorrência e um impacto negativo catastrófico, incluindo perda total de dados.
Graus de impacto:
Baixo: Impacto mínimo, com pouca ou nenhuma interrupção nas operações ou resultados levemente afetados.
Médio: Impacto moderado, com algumas interrupções nas operações ou resultados moderadamente afetados.
Alto: Impacto significativo, com interrupções significativas nas operações ou resultados seriamente afetados.
Crítico: Impacto crítico, com interrupções graves nas operações ou resultados severamente prejudicados, incluindo riscos de segurança.
Caso você escolha a opção de Não para Risco ou Impacto, você deverá, obrigatoriamente, justificar a sua escolha.
Preencha Data/hora do inicio e fim da execução
Depois você terá 3 campos de descrição e seus tempos esperados:
Execução;
Validação;
Rollback.
Preencha com os dados pertinentes a cada item, caso você tenha um runbook poderá copiar e colar aqui cada uma das partes.
Por fim, você deverá fazer upload de evidências de testes.
| Nota |
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Caso você tenha um runbook, deverá subi-lo aqui também. |
Aprovação da mudança:
Ao receber o formulário e testes da mudança, a equipe de Gestão de mudanças deverá avaliar o formulário e
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responderá em até
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16 horas úteis (2 dias) após a recepção com a positiva ou negativa da aceitação da mudança.
A partir deste momento toda a comunicação por e-mail deverá ser feita utilizando o titulo abaixo:
[nome do parceiro] - Execução de mudança - CHGXXX
No corpo do e-mail deverá estar descrito a aprovação para execução ou negativa da execução (Sendo necessário informar o motivo da não aprovação)
Também deve ser informado ao Requisitante que durante a janela deve ser respondido o e-mail com evidências:
Do Inicio da mudança: Captura de tela evidenciando que o serviço/sistema se encontra em versão anterior a mudança.
Durante a mudança: Caso seja encontrado qualquer tipo de problema, evidenciar o problema encontrado
Ao final da mudança: Print de tela evidenciando que o serviço/sistema foi alterado conforme a descrição da mudança ou então captura de tela evidenciando o retorno do serviço/sistema ao estado anterior da mudança (em caso de rollback)
Etapa de babysitting
Nesta etapa o requisitante deve acompanhar (ou definir um responsável) o comportamento do serviço/aplicação nas horas subsequentes a mudança. Geralmente as mudanças que ocorrem fora do horário comercial, devem ser acompanhadas durante um dia comercial a fim de analisar qualquer tipo de falha ou incosistência devido a um fluxo de acesso aumentado.
Deverá ser enviado um e-mail para gestao.mudancas@openfinancebrasil.org.br, com o número da mudança ao iniciar e ao término da fase de babysitting, utilizando o seguinte titulo de e-mail:
[nome do parceiro] – Inicio do babysitting - CHGXXX
[nome do parceiro] – fim do babysitting - CHGXXX
Ao fim do babysitting, deverá ser enviada qualquer tipo de evidência de lentidão e/ou falha de acesso que ocorreu durante esta fase.
O analista do CoE que receber o e-mail de fim de babysitting deverá analisar os impactos (caso ocorram) e então junto ao GT determinar o rollback ou sucesso da mudança.
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Assim que aprovada você receberá um e-mail de confirmação que sua solicitação foi atendida, você também pode acompanhar a solicitação através da página do suporte que você fez a solicitação.